Tugas Softskill 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil !
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel !
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui !
4. Sebutkan Prinsip dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja !
   

Jawab :

1. Syarat-syaratnya antara lain adalah :

• Jelas, yaitu dinyatakan dalam bahasa yang dimengerti oleh sipenerima berita.

• Tepat, dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

• Sasaran, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.


2. Beberapa cara yang dapat dilakukan antara lain :

• Penetapan sanksi-sanksi.

• Pembentukan tim manajemen.

• Pembentukan tim-tim tugas.

• Penetapan dewan khusus.


3. Beberapa cara untuk menyusun warkat atau paper antara lain sebagai berikut :

• Sistem penyusunan papers menurut abjad.

• Sistem penyusunan papers menurut subjek.

• Sistem penyusunan papers menurut nomor.

• Sistem penyusunan papers menurut daerah.

• Sistem penyusunan papers menurut waktu.


4. Prinsipnya adalah sebagai berikut :

• Harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

• Harus dipersiapkan terlebih dahulu adanya penjelasan tentang tujuan pokok orgnisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

• Pilih salah satu bidang pokok tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

• Harus dibuat dan dijelaskan daftar tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukanberikut lamanya wakru unntuk melaksanakan bidang tugas yang damksud.

• Adanya keterhubungan yang erat antar tahap-tahap rangkaian pekerjaan secara keseluruhan untuk menuju ke satu arah tujuan.

• Tiap-tiap tahp itu merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimasksud.

• Harus ditetapkan skill atau kecakapan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan bidang tugas yang dimaksud, sehingga prosedur kerja tidak disusun berdasarkan jumlah ( quantity ) tetapi berdasarkan skill.

• Harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki fleksibiltas, yang berarti dalam pelaksanaannya tidak kaku, tetapi sebaliknya lebih luwes sehingga memungkinkan diadakannya pergantian tugas serta stabilitas, yang berarti mengandung unsur ketetapan sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan proses kerja.

• Harus disesuaikan dengan kemajuan teknologi dan zaman, sehingga keupadatetannya harus terus dijaga.

• Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda atau simbol-simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan ini sering disebut sebagai skema arus kerja ( work flow chart ).

• Dan terakhir, untuk menjamin penerapan tata kerja, sistem kerja, dan prosedur kerja yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku pedoman mutlak perlu dipersiapkan, untuk itu maka adanya staff khusus sebagai O & M spesialist mutlak dibutuhkan.